ビジネスプロセス可視化サービス

　T社様は、カラオケ機器などの賃貸や販売、カラオケボックスなどの直営店やフランチャイズ店の経営を行っている会社です。以前は順調に売上げを伸ばしてきましたが、ここ数年利益が伸びない状態が続いてきました。この2年ほどは、むしろ利益が減っていく悩みを抱えています。

　本部と各店舗との間でデータを共有するためのシステムを構築したいとのご要望にもとづき、システム提案を行う中で、T社様の＜事業課題＞が次第に浮かび上がってきたのです。それは、成熟したマーケットの競争激化にともない、＜売上拡大は期待薄であり、利益確保も困難＞であるということです。

　また＜トップと現場のコミュニケーションギャップ＞が生じていることもわかりました。経営者からは担当者の動きが直接見えにくく、経営方針の浸透や意識統一に時間がかかっていました。そのため事業推進のスピードアップが図れないという問題点を抱えていたのです。

　事業課題を解決するには、目標を設定し、具体的な改善を実施しなければならないのはいうまでもありません。しかし、問題点の原因を究明しないで改善案を実施しても効果を図ることはできません。この段階で必要なのは、改善を行う前に現状業務の実態を正しく把握することです。そこでビジネスプロセス可視化サービスを実施することにしました。

T社様に実施したビジネスプロセス可視化サービスにおける現状把握の手順は、次の通りです。

1.業務の洗い出し
　・日常業務の洗い出し
　・調査対象業務の選定

2.調査データの収集
　・業務プロセス確認
　・処理担当者確認
　・使用機材確認
　　(電話、FAXなど)

3.業務プロセスのフロー化
　アクティビティごとに
　データ設定

　業務の洗い出しでは、カラオケ直営店の売上げ日計表提出に着目してヒアリングを行いました。ビジネスプロセス可視化サービスでは、現状業務に対して業務フロー図を作成し、ABC分析を使用してどれだけコストがかかっているかを定量的に算出します。

　直営店からの売上げ収集業務のフロー図は図の通りです。このフロー図は客観的に業務の流れを表現しており、誰が見ても共通の認識のベースとなるものです。

図1　現状フロー

　このフロー図とコスト表から以下のことがわかります。

・	フロー図は売上日計表を作成する為に必要となる主な作業（ピンクのボックス）と、それらを補助するためのFAX送付や紙のファイリングといった作業（褐色のボックス）に分かれています。
・	各作業に必要なコストを表現しているコスト表では、上記作業のうち補助的な作業のコストが膨らんでいます。

　部門ごとに見るとベストの流れのようですが、全部門を通して見ると店舗間の情報のやり取りに多くの時間を割いていることがわかります。また、それらの作業に多大なコストがかかっています。　（図1　現状フロー）

　ここまでがビジネスプロセス可視化サービスの内容となります。

　ビジネスプロセス可視化サービスによる現状分析をもとに、改善シミュレーションを行ったところ、現状では月間534,545円、年間6,414,540円のコストが発生していることがわかりました。そこで改善案として、各店舗が手作業で行っていた売上日計表の送付処理などを、PCからサーバへのデータ送信に変え、サーバで一元管理した売上データを各店舗で参照する方法を検討したのです。(図2　改善フロー)

分析・シミュレーション結果は、次の通りです。

・

手書きによる報告書作成に時間がかかっている。

・

本社、営業所、店舗間のFAX使用による紙コストと通信コストの増大

・

本社、営業所、店舗によるデータ作成、ファイリング作業などの二重化

・

現状	534,545円/月	(年間6,414,540円)
改善後	76,788円/月	(年間921,456円)
削減率　85.6％	457,757円/月	(年間5,493,083円)の削減が見込める

　シミュレーションによると、85.6％のコスト削減率を見込めることがわかりました。新規システム投資額が200万円としても、約4.4ヵ月で回収できるという見通しもつきます。かつ、店舗間のやり取りをネットワーク化することによりスムーズな情報交換が行えるようになり、コミュニケーションギャップの改善が図れます。

　このようにビジネスプロセス可視化サービスでは、業務フロー図とコスト表を使用し、業務改善の最初のフェーズである現状業務の把握を短期間で実施することができます。

　また、ビジネスプロセス可視化サービスのアウトプットを利用することで、お客様が最も知りたい費用対効果を目に見える形で表現することができるのです。

図2　改善フロー

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