オフィスに存在する紙文書や電子文書(ファイル)は、増加の一途です。
単にオフィスのパソコン、ファイルサーバなどに保存しておくだけでは、文書の効率的な再利用や管理はできません。

また、オフィス内に存在する契約書/機密文書/ISO関連文書などは、企業のリスクマネージメントの一環として厳密な文書管理が必要です。

経済産業省は、企業秘密管理指針で「パソコンのパスワードなしのデータ管理は、データが漏えいしても損害賠償が認められない」と警告しております。

２００５年４月１日から個人情報保護法が完全施行されました。これに伴い個人情報取扱事業者は、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を義務づけられます。

情報漏えいは、企業のイメージダウンを引き起こします。