- 「会社レベル内部統制質問票」は全社的な内部統制を明確化するもので、その取りまとめは、その後のステップの基礎ともなる重要な作業です。質問数は100以上とかなりの数になります。しかも、初めての米国SOX法対応なので、当初は質問の意図を正確につかめない、どう答えていいかわからないという項目も数多くあり、非常に苦労しました。これらについては、社内関係部門と議論を行い、回答を作成していきました。さらに、回答を裏付ける文書や確証を揃えていきます。また、社内のルールが明文化されていないケースについては、内部統制の仕組みを整備した上で質問票に回答を記載していきます。こうして、質問票のとりまとめにはかなり時間を要しました。
- プロセス・フロー・チャート(PFC)とリスク・コントロール・マトリクス(RCM)については、文書化を進めていく手順として、大きく２つが考えられました。１つは、内部統制を統括する推進事務局が社内にヒアリングをかけて推進事務局のスタッフが書く方法、もう１つは、業務担当者に作成を依頼する方法です。ＮＥＣソフトは後者を選択。知識を共有した推進事務局のスタッフが記述すれば、レベルの統一された文書を作れますが、SOX法で必要となる範囲は非常に広いため、マンパワーの面から現実的ではありません。一方、後者であれば、統一的な文書を作るには不利ですが、作業が分散できます。なによりも、業務担当者が、自らプロセス・フローを書き、その内容を検証していく過程で、業務改善の必要性・方向性について発見を得られるはずです。ＮＥＣソフトは、内部統制への取り組みが一時的なものではないという視点から、なるべく広く社内を巻き込んでいく選択をしたわけです。
- リスクを詳細に取り上げていくと際限がなくなるという問題には悩まされました。例えば、売上計上プロセスなど金額の大きいものはもちろん、経費に関係するプロセスでは「細かい備品など金額が小さいものの不正購入をどう統制するか」が問われます。少額の備品購入をすべて個別管理するわけにはいきません。そのような場合にも、監査人を説得できるルールが必要です。
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