統合化されたワークフローシステムの革新性
トリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社 IT部長
Dr.ジェフリーロング様
- プロフィール
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トリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社
ドイツのトリンプ本社は、婦人下着の世界最大のメーカー。ヨーロッパ、アメリカ、アジア、オセアニアを市場とし、全世界従業員数34,000人。日本法人は1964年設立。約400億円の売上高で年々成長。業界2位。従業員数1,850名。1,100の販売店、約10,000の扱い店を抱える。
ActiveFlowを使ってワークフローを構築
企業において、ITは常に最新の技術を追求し革新性がなければならないと考えています。ITの目的はCS（顧客満足度）であり、社内と社外のユーザーにいかにCSを与えられるかが重要です。特にアパレルメーカーにとっては、ITが経営のキーポイントになります。
トリンプ・インターナショナル・ジャパンでは、システムの設計/開発は日本本社主導で行っていますが、開発量等の関係から、インドやルーマニアにも拠点を持っています。これらの拠点は、日本本社と同じシステム環境となっています。
ワークフローへの取り組みは、稟議書から始まりました。当社では、旧稟議書システムが数年間運用されていました。この稟議書システムを構築したのは大量の紙処理があって、問題を時々引き起こし、支店間で特に処理時間が長くかかり、標準化を行う必要があったためです。旧稟議書システムには、6つの稟議書が入っていました。つまり、6つのワークフローしか動いていなかったのです。
なぜかと言うと、新規のワークフローを作り込もうとすると、自分たちでプログラム作業が必要であり、コストもかかるからです。また、メンテナンス面でもバックエンドのデータベースとの連携が難しいという問題がありました。そこで、標準的パッケージとの置換えが必要と判断し、ＮＥＣソフトのKAISHA Modeler ProシリーズActiveModeler/ActiveFlowを導入したわけです。
オーダリングシステムへの発展
当社におけるActiveFlowの使用は、6種類の旧稟議書システムの乗せ替えから始まりました。ところが導入すると社内からどんどん要求が高まり、追加の連続で現在は16種類にまで達しています。さらに受発注まで含んだ基幹業務が入ったものまでになっています。
もともとは社内のシステムであったワークフローがBtoBとなり、CtoBへと発展しています。これまでオンラインショッピングの“楽天”からは、顧客からe-mailやfaxでオーダーが入って、それを社内で人手を介して入力し直していました。これでは、せっかく顧客がホームページでデータ入力を行ってもアナログに戻るわけで意味がありません。
ActiveFlowのシステムでは、消費者がデータ入力したものをそのまま社内のワークフローの中に自動的に流し込めるようにしています。受注から発送までがすべて自動化されてペーパレスになるわけです。楽天では4,700社が出店していますが、このような完全自動化されたオーダリングシステムは、どこも行っていません。さらに物流面でも、宅配の代引きに結びつけるようにして自動連動処理を行うのが次の目論見です。
当社では、社内のやり取りでも倉庫へ問い合わせるのにfaxで行っていました。faxは簡単なようですが、書類がなくなったりして問題を引き起こすことが多いものです。そこでfaxを全部なくしてしまい、一気にデジタル化を行いました。 ActiveModeler/ActiveFlowを使用した当社のシステムが、ワークフローの世界標準機構が認定するワークフローグローバルエクセレンス賞の環太平洋地区における2000年度金賞を受賞しました。この賞は毎年、世界の巨大ユーザーと巨大ベンダーが受賞しており、地位の高いもので、受賞は驚異的なことだと喜んでいます。CSを追求したワークフローシステムの革新性やユニーク性、拡張性、コスト削減などが評価されたものだと思っています。
ワークフローは、欧米よりも日本の方が発展する方向にあると思います。日本は基本的にハンコ社会であり、承認行為があまりに多く、意思決定が複雑なのでワークフローシステムを考えざるを得ません。KAISHA Modeler ProシリーズActiveModeler/ActiveFlowは、モデラーで業務の全体像を可視化できるので非常にやりやすく、それをもとにしてワークフロー化ができるのが優れた点です。
DBと連動した稟議書システム
ワークフローグローバル
エクセレンス賞金賞の授賞式で
ActiveFlowを使用したワークフローシステムでは、ヘッドオフィスの400台のパソコンとバックエンドのUNIXによるデータベースシステムが連動し、さらに各販売店の1000台のCE端末がつながる計画です。トランザクションをフルに荘統合させて16種類の稟議書について、バックオフィスのデータベースと連動させてオンラインで稼動させる予定です。稟議書システムでは承認関係だけを見ているわけではないので、バックエンドのデータベースとの連動が重要です。その場合、ActiveFlowはデータベースとの連動が非常に楽にできているため、作成しやすいといえます。
購入依頼書は、ActiveModelerを使用してプロセスを記述してワークフローを定義しました。以前は、ドキュメントの整理が行われていなかったため、稟議書システム自身がどういう処理手順でなされるのかも明確ではありませんでした。この新しいシステムはワークフローだけでなく、一つの手順書として見ることができるので非常に効果的です。
起案の理由と取得したい金額の内訳を書く申請用紙には、中央に現在の予算の状況が示されています。部門内で予算をどのくらい取得してあるのか、残金はいくらあるのかが、データベースと連動しているので、その状況がダイナミックに見て取れます。分割払いをする場合には、カレンダーで支払の日付までが連動して示されます。
日本の会社の場合、同じ権限レベルでもいろいろと違う役職名があるので、社内の階層構造の中での承認権限をきちんとしていく必要があります。最初に承認権限の図を作成してワークフローを定義すると、あとは非常に楽になります。承認権限の階層図は、一番上に社長が位置し、権限レベルとして10が与えられ、以下階層に従って下がっていく構造としました。部門内と部門間では別の承認ルートが適用され、自動的に承認ルートが決められます。
稟議書システムの承認では、どの部署の人がどういうコメントを行ったのか、その履歴状況が入っています。どういうコメントのもとに起案が承認されたのか、誰がいつ承認を得たのかという全体の履歴が、そのつど追加されていく仕組みになっています。
交通費の精算では乗換え案内地図と連動させ、ワークフローの中に直接取り入れて計算します。目的の場所を選ぶとそこまでの交通費が自動的に入って来て、ワークフローに取り込まれるようにしています。交通費の承認処理は毎週1500枚にも達しており煩雑にもかかわらず、今は効率的に処理を行えています。
現在は、すべてのペーパーワークを完全自動化していく指令が社長から発せられており、全体の対象リストを作成する作業に入っています。われわれIT部門の仕事は、ますます忙しくなりそうです。
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