シミック株式会社

急成長する企業が切実に必要とする情報共有

　　3人で始めた医薬品開発受託機関が、わずか15年で2,000人（連結会社計）規模の巨大企業に―。シミック株式会社は、CROを事業の柱として急成長を遂げてきました。

シミック株式会社
IT本部
SIS　アシスタントマネージャー
栃内 明華氏

　CRO（Contract Research Organization）というのは、製薬メーカーの新薬開発時に、治験に関わるさまざまな業務を受託する機関を指します。「モニター」と呼ばれるスタッフにより、治験が実施基準や計画に従って実施・記録及び報告されているかを確認するのが、CROの主な業務です。1つの新薬が誕生するまでには10年以上の歳月が必要と言われています。中でも治験は3〜7年を要し、フェーズ1〜3までの試験段階に分かれます。通常は各フェーズごとにプロジェクトチームを立ち上げ、モニタリング業務を実施します。シミックでは、2006年11月にＮＥＣソフトの「KnowledgeWorld」を導入し、情報共有に活用してきました。

　「弊社は急激に成長してきたため、転職者が多く活躍しています。出身が違う人が集まると、仕事のスタイルも違うので、それぞれが持つノウハウを共有・活用することが大切だと考えました。また、新卒採用も積極的に行っていたため、モニターとして必要な専門知識を習得する意味でも何らかのシステムが必要でした」。そう語るのは、社内ナレッジマネジメントシステムの運用・管理を担当するIT本部SISアシスタントマネージャーの栃内明華氏です。

　メールを社内コミュニケーションの主要ツールとして使用していたシミックでは、メーリングリストを使って情報共有を行ってきました。しかしメールだけでは過去のデータを参照しづらく、ノウハウをみなで共有しにくいという難点があります。そこで候補に挙がったのがナレッジマネジメントシステムです。

トップの積極参加で進んだナレッジマネジメントシステムの導入

　シミックの情報共有システム「ナレッジポータル」に登録されているユーザーは約1,000名。CROのプロジェクトごとにコミュニティが作られ、各コミュニティの運用は各プロジェクトリーダーに任されています。情報共有システムを導入しても活用されないという例は少なくありませんが、シミックの場合は半数以上が2日に1回はアクセスし、月毎では8割のユーザーが利用しているという結果が出ています。

　ユーザーからの意見も、「新人教育がしやすくなった」「プロジェクト間で情報をやり取りしやすくなった」と好評です。
　社内における情報共有システムが活用されるかどうかは、ユーザーからいかに情報を発信してもらうかにかかっています。シミックでは経営層が情報共有の重要性を理解しており、当初から積極的に情報を発信する姿勢を見せていました。特に、ナレッジマネジメントシステム導入プロジェクトを立ち上げた取締役副社長の市川宏司氏は、ナレッジポータルのトップページに表示されるブログを自ら立ち上げ、海外の医療事情などについてユーモアを交えながら紹介しています。

コミュニケーションを活性化するコツとは？

シミックおよびＮＥＣソフト双方で社内の業務に合わせたアイディアを出し合うことで、ユーザーにとって利用しやすく、管理者にとって運用しやすい仕組みを提供している

　経営層の意気込みを伝えることは重要ですが、それだけでは現場で日々使われるシステムにはなりません。運用では細やかな心遣いが必要になってきます。
　「コミュニティに質問が書き込まれて、3日経っても回答がつかない場合はプロジェクトリーダーに連絡し、対応してもらうようにしています。ほったらかしにされたと感じたら、そのユーザーは2度と書き込んでくれなくなってしまうでしょう」（栃内氏）。

　栃内氏は約3ヶ月に1回の割合でメールマガジンを発行しており、この中で部門長からのメッセージやキャンペーン情報などを紹介しているということです。そのほか、ユーザーが率先してナレッジポータルを使うための仕掛けを業務の中に組み込んでいます。例えば、新しいプロジェクト開始時には、ナレッジポータルでコミュニティを作成することが決まりになっています。

　シミックでは、従来からメールでのコミュニケーションが中心であったため、メールシステムといかに連携させるかということも、情報共有の成否を決める大きなポイントでした。そこで同社は、ナレッジポータルに投稿するためのメールアドレスを各プロジェクトごとに用意し、メーリングリストに投稿する際には必ずこのアドレスもCCに入れるというルールを設定しました。こうしておくことで、メールでのやり取りも自動的にナレッジポータルに蓄積されます。

　「こうしてコミュニティに情報を蓄積しておけば、プロジェクトメンバーの入れ替えがあったとしても、後からプロジェクトに参加した人も過去のやり取りをいつでも参照でき、状況をすぐ把握できます」（栃内氏）。