セキュアなメールシステムで顧客企業の信頼を獲得

　アポプラスステーション株式会社は1993年の設立以来、一貫して医療マーケットの先駆者として活動してきました。創業時には、医薬分業時代を先取りした民間企業初の未就業薬剤師の発掘教育・職業紹介事業を展開。次いで、薬剤師の地位向上こそが国民の健康に不可欠であるとの見地から、調剤薬局の経営を手がけました。併せて、薬剤師教育研修を医療発展の礎となるMR（Medical Representative）の資格認定教育へと発展させ、薬物治療における教育研修事業をスタート。さらに、製薬業界の営業アウトソーシング時代の到来を予見し、1998年に日本で初めて医薬品営業・マーケティング業務のアウトソーシングサービスであるCSO（Contract Sales Organization：医薬品販売業務の受託）事業を開設。以来、CSO事業を中心としたビジネス展開を図り、製薬企業のベストパートナーとして活躍しています。

　「MRとは、医薬品の品質や有効性、安全性などの情報を医療関係者に提供する製薬企業の医薬情報担当者のことであり、当社は、そのMRを製薬企業に派遣して販売促進プロジェクトに参加させるCSO事業を日本で初めて立ち上げた会社です。製薬企業にとってのCSO事業のメリットは、固定費である人件費を流動費化できることと人材教育をアウトソーシングできることです」と、管理本部 情報システムグループの佐藤 陽一 マネージャーは語ります。

　アポプラスステーションでは、MRを目指している人や製薬企業からの問い合わせに迅速に対応するために、重要なコミュニケーション手段としてメールを多用しています。「当社のWebサイトでは、メールによる様々な問い合わせに対応しており、会社の代表アドレスは20個以上もあります。多い時は1日に100件ほどの問い合わせが寄せられてきます。中には大きなビジネスチャンスにつながるものもあります。その一方で、医薬業界では、情報の流出を防ぐために厳しい管理が求められており、メールの中には個人情報などが含まれている可能性もあるので、メールのセキュリティ対策には特に気を配る必要があるのです」（佐藤 マネージャー）。

　そこでセキュリティ強化の一貫として、社内スタッフ部門のメールソフトをWebメールに統一することにしたのです。

パソコンにメール情報が残らないWebメールでセキュリティを強化

　　「以前からグループウェアを導入しており、そこにもWebメールの機能はありましたが、操作性が悪く、社員からは不評でした。その結果、メールをたくさん使う部署では、OutlookExpressを利用していました。しかし、プライバシーマークを取得するにあたり、個々のパソコンに個人情報を含むメールの情報があるのはセキュリティ上問題があるので、Webメールに統一することで個人のパソコンには一切メールの情報は置かないで、すべてサーバーで一元管理しようと考えたのです」と、佐藤 マネージャーはWebメールの導入目的を語ります。

　また、Webメールの導入に先立ち、グループウェアの見直しも図っています。「これまで使っていたグループウェアはパスワード管理などのセキュリティ対策が弱いため、新たにディサークルの『POWER EGG』というWebベースのグループウェアに移行し、そのシングルサインオン機能で連携して使えるWebメールを探すことになったのです」（佐藤 マネージャー）。

　こうして2007年1月頃からWebメールの本格的な検討を始め、インターネットで情報収集していくつかのWebメールの体験版を入手し、それらを比較検討していきました。そして同年3月に最終的に選定したのが、ＮＥＣソフトの「WitchyMail」でした。

　「Webメールを選定する前提条件は、POWEREGGからシングルサインオンで利用できることでした。その点、WitchyMailは、試用版の段階でそれができることを確認しましたし、最大の選定理由は、Webメールにもかかわらず、操作性がOutlook Expressと比べて見劣りしないことです。ドラッグ＆ドロップでメールをフォルダに移動させたり、カーソルキーを使って次々に本文を表示させたりできるので、一般的なメーラーと同様に操作ができるのです。またBIGLOBEでユーザー向けに採用されているWebメールがベースになっていたので機能的にブラッシュアップされており、安心感がありました」（佐藤 マネージャー）。

使いやすさを実現しながらセキュアなメール環境を実現

　WitchyMailは、2007年8月から社内スタッフ部門で本格的な活用がスタートしました。WitchyMail経由でないとメールが利用できない環境にすることで、基本的に個々のパソコン上にはメール内容が残らないように工夫を施しています。それにより、クライアントPCのセキュリティ環境が強化されたのです。

　　「東京本社と大阪支社のメールのポートをすべて閉じることで、社内スタッフのパソコン上からは直接メールが利用できないようにしたのです。というのも、パソコンから直接メールをやり取りできると、情報漏えいの原因を突き止めることが難しくなるので、Webメールを必ず使うようにして、メールの情報をサーバーで一元管理することにしたのです」（佐藤 マネージャー）。

　通常、メーラーをWebメールに限定すると使い勝手が悪くなるケースがありますが、WitchyMailは、ユーザー操作と非同期にサーバーとデータ通信を行うAjaxという手法を採用しているので、一般的なメーラーと同様の使いやすさを実現し、なおかつセキュリティを強化することが可能です。「もともと他のWebメールを使っていた人たちは、ストレスなく直感的に操作ができるようになったので大変喜んでいます」（佐藤 マネージャー）。

　また今回、WitchyMailに移行したことにより、社員1人当たりのメールの保存容量を増やすことが可能になりました。「以前使っていたグループウェアのWebメールは、一度システムを止めないとバックアップが取れず、しかも、グループウェアの情報を全部バックアップしないといけなかったのです。そのため、メールサーバーやストレージの負荷を軽減するために、1人当たりのメール保存容量を10MBに限定していました。しかし、今はバックアップを1日1回スムーズに取ることができるので、メールサーバーやストレージの容量をそのままにした状態で、1人当たりのメール保存容量を100MBに増やせるようになったのです。これはユーザーにとっても大きなメリットだと思いますね」（佐藤マネージャー）。

携帯の導入によりWebメールの利便性がアップ

　アポプラスステーションでは、携帯電話からWitchyMailが利用できる携帯オプションも導入しています。これにより、Webメールの利便性がより一層アップしています。

　「今までは、外出先でリアルタイムにメールを確認したい人は、例外措置として、パソコンのメールを携帯電話に転送していました。ところが、この状態では携帯電話にメールの情報が残ってしまいます。しかし現在は、携帯電話から数字4桁のパスワードを入力して簡単にメールがやり取りできるようになり、しかも、Webメールなので携帯電話にはメールの情報は残りませんから、万一、携帯電話を紛失しても情報が漏えいする心配はありません」（佐藤 マネージャー）。

　さらに今後は、迷惑メール対策やメールのログ管理を行い、セキュリティをより一層強化していく計画です。「迷惑メールについては、サーバー側で完全に削除してしまうと、その中に重要なメールが含まれていることに気付かずにビジネスチャンスを逃してしまう可能性があるので、曖昧なものは迷惑メールのフォルダにいったん保管し、ユーザー側で中身を確認できるようにしたいと考えています。Outlook Expressでは、ユーザー側でプレビュー機能をオンにして迷惑メールを意図せず開いてしまう危険性もありますが、Webメールではユーザー側で設定変更ができないので、そうした問題も防げるようになります。また、当社では近い将来に上場を目指しているので、J-SOX法に対応した内部統制の整備も今後の課題になります。その一環として、誰が、いつ、どんなメールを送ったのか把握できるように、今後はメールのログ管理を行える仕組みも整備していきます」（佐藤 マネージャー）。

　アポプラスステーションは、すでにプライバシーマークについては申請を行い、近いうちに取得できる見込みです。今後は上場に向けて内部統制の整備にも力を入れて取り組んでいく考えです。

• その他サービス業 事例紹介一覧
• ネットワーク管理部門 事例紹介一覧
• 情報漏えい対策 事例紹介一覧
• メール 事例紹介一覧